L’argot de bureau : avec les « 5 S », le rangement, c’est maintenant

Tête en l’air, Pierre n’arrive pas à mettre la main sur cette paire de chaussures super sympa achetée en 2014 et enfilée deux fois. Enfant, il ne rangeait pas sa chambre, et encore hier, il n’arrivait pas à trouver son trousseau de clés et sa carte d’électeur : tout cela ne serait jamais arrivé si Pierre avait eu connaissance des « 5S ».

Les 5S ne sont pas un boys band sorti tout droit des années 1990 : c’est au contraire une méthode qui fait table rase du passé. Cinq « S », pour cinq verbes d’action japonais commençant par cette lettre : cette technique de management vise à améliorer l’espace de travail en l’organisant de manière rigoureuse. Avec une meilleure propreté et sécurité de l’environnement de travail, on se sent mieux, et les salariés sont plus productifs.

Comme souvent au Japon, le concept managérial sort des usines Toyota des années 1960. C’est un dérivé du « lean management » et du « kaizen », cette philosophie managériale qui vise « l’amélioration continue ». Créés dans des ateliers, les 5S peuvent aussi bien s’adapter dans des bureaux.

Grand tri

Dans le détail, la série de changements débute, justement, par le « seiri » (en français, et pour garder le « s », nous dirons « supprimer ») : c’est un grand tri, où l’on détermine ce qu’il faut garder ou jeter. Des dossiers qui encombrent la vue de Patrick et l’empêchent d’en attraper d’autres ? On les archive. Des pense-bêtes multicolores qui traînent un peu partout sur la table de Sylvie ? On les recycle.

Dans la continuité, vient le « seiton » (« situer ») : on place les outils de travail selon leur fréquence d’utilisation, dans une logique d’optimisation de l’espace et du temps. « Chaque chose à sa place, et une place pour chaque chose », comme le disent l’Ecossais Samuel Smiles (1812-1904) et une cadre du ministère des finances dans L’Auberge espagnole de Cédric Klapisch (2002). Vous êtes gaucher ? Votre mug sera à gauche de votre ordinateur, prêt à être saisi. Les stylos se trouveront dans le pot comportant une grosse étiquette « stylos », histoire de rappeler qu’il ne contient pas d’ustensiles de cuisine.

Dans un atelier d’usine, on organisera l’espace de façon à ce que le transport d’objets lourds à la main soit le plus court possible. L’esprit du « seiton », c’est que l’on sait où se trouve chaque objet de notre quotidien : d’aucuns en auraient bien besoin pour retrouver leurs lunettes…

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