Les réunions en télétravail sont plus productives malgré les enfants, mais les codes changent
« Depuis que le confinement a commencé, j’ai doublé mon temps de réunion », raconte Guillaume, un cadre de la fonction publique, les yeux marqués par une nuit difficile. En plus des rendez-vous qui doivent se poursuivre, les réunions d’équipes se sont multipliées, tout comme les points avec ses chefs et des moments informels avec ses collègues pour se donner des nouvelles. Le tout, depuis son ordinateur, sur sa table de cuisine, grâce à des outils de visioconférence.
Il a suivi les injonctions de l’exécutif qui considère qu’un métier sur trois peut se poursuivre à distance. Le 13 mars sur franceinfo, la ministre du travail, Muriel Pénicaud, en appelait « à tous les employeurs, à toutes les entreprises, à toutes les associations : tout ce qui peut se faire en télétravail doit être fait en télétravail. Il faut s’organiser pour cela ». Si, selon l’Insee, 11 % des cadres pratiquaient déjà une dose de travail à distance avant la mise en place du confinement, sa généralisation a provoqué des bouleversements majeurs dans les organisations.
Premières concernées, les réunions ont connu une petite révolution : les visioconférences qui étaient minoritaires dans les agendas, se sont imposées comme un outil majeur pour assurer la continuité de l’activité. Mais il ne faut pas s’y tromper, une réunion en ligne ne transpose pas chez soi une réunion physique et ses codes sont profondément transformés.
La communication non verbale pâtit de la digitalisation, notamment quand la qualité d’image est mauvaise. « Quand j’anime une réunion en ligne et que je dis une bêtise, je ne vois plus les regards interloqués que se lancent mes collaborateurs. Désormais, ils s’envoient un message privé par chat et je ne suis pas alerté », souffle Quentin Guilly, patron trentenaire d’Andjaro, une entreprise qui fournit des logiciels de gestion des salariés. Résultat, il doit être d’autant plus attentif aux signaux faibles.
Café par webcam
« Lorsque quelqu’un rallume son micro, c’est qu’il a besoin de parler. Le rôle du manager, c’est de le percevoir et de donner la parole même s’il est timide », conseille Sylvestre Ledru, responsable du bureau français de Mozilla dont les équipes sont éparpillées à travers le monde.
Epurées des bavardages et souvent mieux préparées, les réunions en télétravail sont souvent plus productives, même si, depuis la maison, un enfant peut s’inviter de manière impromptue. Etre devant son ordinateur requiert d’être plus concentré pour entendre notre interlocuteur et une personne distraite est vite repérée. « Les réunions filmées ont l’avantage de fixer le regard sur quelque chose : que ce soit la personne qui parle ou un écran partagé pour montrer une présentation », insiste Valentine Ferreol, directrice de programme chez Publicis Sapient, qui conseille les entreprises en transformation numérique. Elle encourage d’utiliser un document partagé comme compte rendu de réunion que les collaborateurs peuvent commenter pour réduire les incompréhensions et interprétations. Surtout, un résumé efficace permet d’éviter la « réunionite » et de s’abstenir de participer lorsqu’on ne prend pas la parole.
