Frais professionnels : de quoi parle-t-on ?
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Question de droit social. Tout salarié qui, dans le cadre de ses fonctions, engage personnellement des dépenses pour l’accomplissement de sa mission a le droit de se faire rembourser par son employeur : les sommes ainsi versées ne seront pas considérées comme des rémunérations mais se voient appliquer sous certaines conditions, un régime juridique particulier dit « des frais professionnels ».
Le code du travail est muet sur cette question. Les tribunaux reconnaissent comme « frais professionnels » un remboursement couvrant une dépense qui doit premièrement être inhérente à l’emploi. La dépense doit découler directement des conditions d’exécution du travail, et imposer au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante.
Si ces deux conditions ne sont pas remplies simultanément, les indemnités ou primes versées constituent un complément de rémunération, peu importe leur appellation. L’enjeu de qualification est important, car les « frais professionnels » ne sont pas imposables au titre de l’impôt sur le revenu, ni soumis à cotisations et contributions sociales.
Il existe trois modalités de paiement des frais professionnels :
– La première : les frais sont pris en charge directement par l’entreprise (carte bancaire entreprise, cartes autoroutes, d’essence…) et les frais sont facturés par des prestataires (billets d’avion, hôtel, billets d’entrée à des séminaires…) ;
– La deuxième : ils sont remboursés au réel, et donc sur justificatifs ou au forfait.
Trois ans pour réclamer son dû
– Enfin, troisième méthode : des conventions ou accords collectifs de branche ou d’entreprise peuvent prévoir le versement aux salariés d’indemnités forfaitaires pour les frais engagés dans le cadre de leur travail, à l’occasion du transport, des repas ou de l’hébergement. La prise en charge des frais professionnels peut aussi résulter du contrat de travail ou des usages de l’entreprise. Dans ces cas, les remboursements des sommes avancées par le salarié sont dus sans présentation de justificatif.
En pratique et pour une série de frais, concernant les repas au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence, ou les frais kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule, l’employeur se réfère aux montants forfaitaires fixés par des circulaires de l’Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (ACOSS) qui déterminent des limites d’exonération de cotisations et contributions sociales.
