Pour garder leur intérêt en entreprise, les réunions doivent devenir plus efficaces

Plus de deux ans après le premier confinement lié à l’épidémie de Covid-19, le télétravail et les échanges à distance n’ont pas fait disparaître la nécessité de se retrouver physiquement. Mais bien que nos agendas soient noircis, 73 % des salariés français souhaiteraient pourtant que leurs réunions soient mieux réalisées dans leur entreprise, selon une étude YouGov commandée par Comet Meetings, une entreprise qui loue des lieux pour se réunir. La généralisation des réunions à distance oblige à repenser l’intérêt des rencontres physiques et à utiliser des outils simples pour mieux capter l’attention, pour développer la créativité ou pour résoudre des problèmes.

Comme pour les nombreux bars branchés qui peuplent le quartier du Sentier dans le centre de Paris, l’enseigne Comet est visible en lettres de néon, puis une grande porte vitrée donne sur un vestibule parqueté décoré de lianes de lierre, de feuilles de palmier et de poutres en bois sculpté. Après un copieux petit déjeuner, installé dans un fauteuil design et une courte séance de gymnastique partagée avec des collègues, c’est le moment, la réunion peut commencer.

Dans l’immeuble moderne de Comet Meetings, à l’entrée de chaque salle de réunion est située une simple roue divisée en compartiments, permettant d’accueillir les téléphones portables pendant le moment d’échanges. Un constat s’impose : « Lorsque les collaborateurs utilisent leur smartphone en réunion, c’est qu’ils ne se sentent pas concernés par le contenu ou qu’ils ne sont pas assez sollicités. La plupart du temps, ces rendez-vous rassemblent beaucoup de personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes », souligne Florian Guillot, « meeting evangelist » chez Comet, c’est-à-dire responsable de théoriser les réunions et de diffuser les bonnes pratiques.

Pour éviter de convoquer des personnes de façon superflue, les rassemblements récurrents doivent être limités au maximum. S’ils permettent un suivi, ils peuvent souvent être remplacés par un simple courriel, quitte à ce qu’une personne soit chargée de rassembler les remarques de différents services.

Des espaces de repos soignés

Si les participants sont plus concentrés, il est important de faire davantage de moments de relâche, pour respirer. Partant du constat qu’« il n’y a rien de pire qu’une pause dans un centre des congrès froid », selon Claire Robert du Boislouveau, la directrice de la communication de Comet, l’entreprise de location de salles de réunion soigne les espaces de repos : terrasse verdoyante accueillant la pause cigarette, café, viennoiseries et fruits pour les encas, et même des livres d’évasion à feuilleter sur des poufs à ras le sol.

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